Er fysiske møder ved at blive en forhistorisk ting? Kan en besparelse på dkk. 10.000,- koste dig 1.000.000,-?

Af: Keld W. Jensen, adm. direktør, ass. lektor og forfatter

I disse såkaldte krisetider, ser vi den ene virksomhed efter den anden, reducere rejseudgifterne med færre fysiske møder som resultat. Vi bliver konstant mindet om omkostningerne ved at rejse, såvel økonomiske som miljømæssige. Faren er, at vi som mennesker mødes mindre og mindre. Email, online møder, facebook, Skype mv. bidrager ydermere til at vi mødes mindre end vi gjorde for bare 12 måneder siden!

I "de gode" gamle dage, læs for 5 år siden, var det en naturlig ting at skulle man afslutte en forhandling i London, bookede man en billet til det tidligere SAS fly. Tog forhandlingen, overnattede i London og drog hjem næste dag efter en god social aften i selskab med sin nye forretningspartner, beriget med en kontrakt i tasken.

Sådan er det ikke nødvendigvis længere. Online konference calls, besparelser i rejsebudgettet, suboptimering og ledelsens konstante jagt på kortsigtede gevinster har medført at rigtigt mange møder og forhandlinger i dag klares på langdistance maner med conference calls og online virtuelle møder. Branchen som sælger disse elektroniske vidunder produkter, slår selvfølgelig på de åbenlyse besparelser som er lavthængende frugter og de spare hungrende virksomheder kan jo lægge 2 og 2 sammen og konstatere at Excel endnu engang kan fremvise en besparelse på 6.

Men er det en papyrus besparelse? Og hvor meget kunne vi have vundet ved at tage udgiften på flybilletten og hotel overnatningen og mødes personligt med vor modpart. Svært økonomisk dokumenter bart og alligevel...

Tillid er den lim som binder en forretningsaftale sammen

"Kontrakten er ikke det papir værd den er skrevet på" har jeg engang udtalt ved en tale foran 600 erhvervsadvokater. Ikke en populær udtalelse dengang for 4 år siden og ikke en mere populær aftale i dag. Nu argumenterer jeg selvfølgelig ikke for at vi ikke skal indgå skriftlige aftale. Selvklart skal vi det, men den skriftlige aftale er ikke årsagen til at vi laver en god partnerskabs aftale. Det er relationen og tilliden mellem de person individer som har indgået aftale med hinanden. All business is human.

World Economic Forum har dokumenteret at tillid i den vestlige verden er faldet med 44% over de seneste 10 år. Og verden har aldrig set en ringere tillid mellem individer, virksomheder og statslige organisationer.

Vi stoler i dag mindre på hinanden og aftaler bliver i stadig større omfang kontrolleret af skriftlige komplekser på størrelse med Marseille traktaten og advokater end sund menneskelig vurdering og mavefornemmelse.

Forhandlings eksperthuset MarketWatch Management har via undersøgelser kunne konstatere at en vital årsag til reduceret tillid er brugen af elektroniske hjælpemidler, kulturforskelle, sprog og afstande og årsagen til forbedret tillid kan oftest findes i det personlige møde.

Når så samtidigt alt kommunikationsforskning viser at mere end 90% af årsagen til at vi knytter bånd og stoler på et andet individ findes i den nonverbale kommunikation, dvs. kropssproget, tonefald og stemmebrugen og kun 7% af årsagen til tillid skal findes i ordet, er det sørgeligt at vi mere og mere søger mod de 7% frem for at genopfinde brugen af værktøjerne som er i de 93%.

Tillid bliver sjældent eller aldrig skabt over en email korrespondance, i telefonen eller online video konference. Tilliden ligger i håndtrykket, personkemien, ansigtsudtrykket, kropsholdningen, stemmeføringen, betoningen, kønnet, middagen, kaffen, natklubben eller restauranten.

Aftalen baseret på tillid frem for juridiske kompleksiteter giver 40% mere i værdi, viser international forskning og tillid forøger sandsynligheden for succesfuld implementering af aftalens indhold med 100%.

Kan online kommunikation styrke tilliden og kommunikationen?

Menneskeheden har jo taget bilen, elektriciteten, telefonen, IT og email til sig og vi skal naturligvis ikke standse en udvikling. Men vi er jo ikke holdt op med at gå, bruge stearinlys og skrive breve. Online kommunikation skal klart integreres. Online video møder kan eliminere jetlag ved rejse nr. 3 på den samme måned og fungerer glimrende når tilliden er skabt og aftalen fungerer.

Tiden er derfor inde til at etablere nogle grundlæggende forudsætninger og debatter i virksomheden for hvornår en besparelse er en tabt fortjeneste:

•·         Hvad er kriterierne for at langvarige aftaler og værdifulde relationer kan evalueres?
Initial kost, pris og indpakning har mindre betydning. Forhåbentlig vælger vi ikke vores samarbejds- partner baseret på hvor billige de er, eller på deres overfladiske præsentation. Så hvordan sikrer vi kvalitet og TCO mere end 1 eller 2 år fremme i tiden?

•·         Hvad er den korrekte balance i vurderingen af forventninger og forpligtelser i en relation?
Mange aftaler er i dag grundlæggende baseret på at vi bruger tiden defensivt. Dvs. forsvarer vores position hvis noget går galt. Den ene part eller begge parter fremlægger sine ensidige forslag som grundlag for en aftale og så begynder kampen og nulsumsspillet. Dette forårsager at risici og muligheder bliver overset og alt for få variabler bliver sendt i spil.

•·         Hvem er ansvarlig for den balancerede implementering af nye teknologier i forhandling? (det bør ikke være økonomiafdelingen)
Det aktuelle erhvervsmiljø motiverer ikke partnerne i en aftale til at være åbne og ærlige til at indrømme svagheder eller ansvar. Åbne diskussioner hænder sjældent, men det behøver ikke at være sådan. Kontraktlige punkter og forbedringsværktøjer kan implementeres for at sikre større gennemsigtighed indenfor organisationen og imellem partnerne.

•·         Hvad er de optimale rammer for et samarbejde?
rammebetingelser for et samarbejde bør reflektere naturen i samarbejdet og det forventede resultat. I stedet ser vi at mange aftaler er præfabrikerede jf. en standard i en anden tidsalder eller en anden økonomisk forståelse.

At kunne identificere hvad som i sig selv er vitalt at forandre er ikke svært, men at opnå forandringen er vanskeligt grundet de forhindringer som findes samt behovet for tværgående funktionelle og tværorganisatoriske samarbejdsplatforme. Vi har desperat behov for vindere som kigger holistisk på succesfulde aftaler og reelle økonomiske gevinster i forhandlingen.

Forsøg at mødes face to face i den indledende proces. Vær gerne den som tager initiativ til mødet og rejser for at møde din modpart. Indled åbenheden og signaler ærlighed uden at blive naiv. Søg variabler som skaber merværdi og forhandl fordelingen på forhånd.

God rejselyst!